Für jeden einzelnen Schlichtungsfall wird nach Eingang der ersten detaillierten Eingabe eine „elektronische Akte“ angelegt, die beide Vertragsparteien während des gesamten Verfahrens unter Verwendung eines individuellen Passwortes jederzeit einsehen können.

Über jeden neuen Eingang in dieser Akte erfolgt eine Nachricht per E-Mail, so dass beide Parteien sich jederzeit, schnell und umfassend über den Stand der Verhandlungen informieren können. Außerhalb dieser „elektronischen Akte“ gibt es keine weitere Korrespondenz, so dass beide Parteien auch vollständig über alles informiert sind, was an Schriftverkehr zwischen Verbraucher, Unternehmer und ombudsmann.de existiert.